PORTARIA VIRTUAL

Estudo para PORTARIA VIRTUAL

PORTARIA VIRTUAL

Solução que promete aliar diminuição de custos e aumento no nível de segurança. É essa a principal promessa das portarias virtuais, ou remotas.

A ideia é simples e engenhosa: substituir porteiros presenciais por agentes que, de maneira remota, abrem e fecham portões e garagens - além, é claro, de ficar de olho 24 horas no condomínio por meio de câmeras e internet.

Sem portaria no local, o condomínio consegue dispensar um dos custos mais caros do condomínio - o do porteiro. Ao invés disso, paga uma taxa por mês à empresa que presta o serviço de portaria virtual, o que pode chegar a diminuir em mais de 50% a taxa condominial, dependendo do local.

Perfil do condomínio

Mesmo com o avanço da tecnologia, nem todos os condomínios são bons candidatos para contratarem esse tipo de serviço.

Empreendimentos de grande porte, com mais de uma portaria e diferentes entradas de garagem são mais difíceis para a implantação e bom desempenho do sistema.

O que os especialistas entrevistados indicaram é que um bom candidato à portaria virtual deve ter, no máximo, de 50 a 70 unidades, conforme processo de atendimento da empresa em Portaria Virtual, uma entrada de portaria pedestre e uma entrada de garagem.

Empreendimentos com poucas unidades, o custo com a folha de pagamento dos funcionários pesa mais e, por isso, é onde se sente mais a economia oferecida por esse tipo de serviço serão condomínios com até 40 unidades.

Perfil dos moradores

Além do número de unidades, é fundamental que os moradores estejam bastante interessados em realizar a mudança da portaria comum para a remota.

O interesse dos moradores nesse tipo de portaria deve estar acompanhado de comprometimento em cumprir os procedimentos de segurança. Só assim haverá real ganho no nível de segurança do local.

Equipamentos

Ao contrário do que seria possível há alguns anos, atualmente, devido às melhorias tecnológicas e o avanço da Internet em banda larga, o sistema de portaria virtual conta com melhores condições técnicas e de infraestrutura para entregar o que, de fato, se propõe.

Isso trouxe mais eficiência e menos vulnerabilidades ao serviço, tornando-o mais acessível e viável tanto para condomínios residenciais, como comerciais.

Existem também empresas que efetuam os serviços de Portaria Virtual por equipamentos exclusivos locados ou em combinação com os serviços. Estes equipamentos, por serem exclusivos, representam riscos em demora na retomada de operação em caso de quebras, já que possuem somente um fornecedor autorizado. Estes equipamentos exclusivos normalmente são referentes a comunicação e automação. As câmeras, sensores e alarmes são de mercado. As melhores opções são de empresas que prestam serviços com equipamentos de mercado como Intelbras, Linear, Maxicom, etc.

Para que o sistema de portaria virtual funcione bem e cumpra o seu papel com segurança, são necessários alguns equipamentos como:

Sistemas de biometria:

Leitor biométrico deve haver uma câmera IP, com microfone e alto-falante. A maioria das empresas trabalha com esse sistema para a entrada e saída de moradores. Geralmente um dos dedos é utilizado para acionar os portões e outro dedo para informar, em silêncio, o pânico ou coação no acesso. Sistemas de cartão e senha também podem ser utilizados, mas não são tão seguros.

Automação - Abertura e fechamento de portões remoto:

Sem esse sistema, o operador na central não conseguiria abrir ou fechar portões para pedestres ou a garagem à distância. O sistema de automação é composto por fechaduras eletrônicas, sensores de portão aberto e anti-esmagamento, botoeiras para saída rápida e molas áreas em portões para fechamento passivo.

Sistema de internet/telefonia com redundância:

Como toda a comunicação entre empresa e condomínio é feita via internet, é fundamental que haja um plano B caso haja um problema de conexão, ou de sistema fora do ar. Uma das opções é dos moradores efetuarem a liberação dos acessos via sistema local.

Câmeras:

Sistema de câmeras devem no mínimo possuir qualidade HD (1 megapixel para qualquer câmera e DVR compatível com no mínimo 1Tera de armazenamento de imagens para 15 dias em boa qualidade). A qualidade de 1M permite para visualização de rostos e placas de automóveis. Sistema com infravermelho (Bullet) para noite também deve ser considerado. O sistema deverá oferecer acesso via internet, para tanto, basta o DVR local ter esta opção que deverá ser usada com parcimônia, já que ele será utilizado pela empresa de Portaria Virtual e se for aberta para moradores, poderá ocorrer congestionamento no uso e comprometimento para uma boa visualização de ambos. Para melhor usar o sistema, recomenda-se destinar algumas câmeras para a operação exclusiva e outras para observação de moradores ou limitar os horários

Câmeras IPs acrescentam um pouco mais de facilidade em acesso e melhor qualidade de imagem, mas incrementam custos adicionais em equipamento e infraestrutura na ordem de 20% a 30% no custo do CFTV, logo recomenda-se uso de sistema IP somente para grandes áreas e distâncias onde um sistema HD terá alcance, um condominio de casas por exemplo.

Gerador ou sistema de Nobreak:

Será necessário um pequeno gerador, ou nobreak, pelo menos para os portões e equipamentos de segurança e comunicação, em caso de queda de energia. Recomenda-se os equipamentos eletrônicos com chaveamento automático. Caso o condominio já possua seu gerador, basta fazer a ligação dos equipamentos a esta rede.

Cerca elétrica e Sistema de Alarmes:

Fundamental para manter o perímetro do condomínio seguro. Incluindo sensores de portão aberto. Sistema pode ser composto por cerca elétrica ou sistemas de infravermelho. O importante é ter um alarme que será acionado. Se usar somente concertinas ou bloqueios, não haverá este alarme e o ambiente se torna vulnerável.

Botão de pânico:

Maneira rápida de acionar a empresa e essa a polícia em caso de algum problema, principalmente em entrada de garagem. Em alguns casos, a empresa cadastra um dedo do pânico, para o morador poder pedir ajuda através da sua biometria, sem levantar suspeitas, caso esteja em uma emergência

Backup das imagens:

Fundamental que a empresa guarde em uma nuvem as imagens do dia-a-dia do condomínio. Normalmente a empresa de Portaria Virtual disponibiliza imagens de até 07 dias, caso seja necessário, é recomendado contratar empresa terceira que executa o armazenamento por câmera. Para este serviço será necessário câmera IP.

Processo

Para a maioria das empresas de Portaria Virtual, os acessos dos moradores cadastrados serão liberados e autênticos por leitura biométrica ou chaveiros magnéticos que darão acesso a portaria de pedestre e controles remotos que darão acesso a garagem. Existem opções por QRCode em leitura via celular, mas esta opção, se for exclusiva, representa grande expectativa de se solicitar acesso via fone a central, já que o celular pode estar sem bateria, com defeito ou simplesmente não estar com o morador, além do risco em segurança de se operar celular na rua ou na chuva.

A maioria dos condomínios possui, além da portaria da rua, uma porta de acesso ao bloco que deverá ter os mesmos equipamentos de acesso que da portaria, ou seja, haverá validação para a entrada no bloco também.

È recomendável instalação de clausuras para veículos e pedestres. È interessante também instalação de monitor dentro da garagem para visualização da rua pela garagem para a saída segura dos veículos

È recomendáveis empresas que ofereçam sistema de controle de acesso que registre todos os eventos - acessos feitos - com horários e nomes dos usuários.

Para o acesso dos visitantes existem dois processos diferentes

Atendimento Total

O Visitante irá acionar a portaria remota que entrara em contato com o morador, como um porteiro faz normalmente, e valida o acesso e libera o portão, ou seja, a portaria remota que possui o poder de abrir ou não o portão. Para este processo é recomendável um sistema de gravação de cada ligação ao morador para eventuais auditorias.

Neste modelo, normalmente o morador não vê quem está na portaria e seria interessante o morador ter este acesso para facilitar o trabalho do porteiro remoto.

Semi Atendimento

O visitante irá chamar o morador pelo número do apartamento. O morador irá liberar o acesso por acionamento de controle no apartamento que libera portões, ou seja, somente o morador possui o poder de abrir ou não o portão. Caso o visitante não saiba qual é o apartamento, este visitante irá entrar em contato com a portaria remota que informará o número do apartamento para o visitante fazer sua solicitação de acesso diretamente ao morador.

Neste modelo, normalmente existe um monitor no apartamento onde o morador visualiza o visitante.

Pessoas

Além desses sistemas, todos os moradores, funcionários do condomínio e das unidades devem manter sistema de cadastro atualizado. Caso ocorra alguma mudança no acesso (separação de cônjuges, parentes próximos liberados, empregados liberados, novos veículos, motoristas autorizados ao veículo), tudo deverá ser informado e recadastrado.

Mesmo com o porteiro virtual, o trabalho do zelador, ou outro funcionário disponível em horário comercial, continua necessário, já que este funcionário fica responsável por receber os pacotes do correio e as correspondências que precisem de assinatura. Este funcionário também receberá pessoas como o oficial de justiça, por exemplo.

Já para o dia-a-dia de entrada e saída dos moradores, os procedimentos podem não ser muito diferentes: ao chegar de carro, geralmente o morador usa o chaveiro padrão do controle remoto do portão por representar maior segurança na operação.

Abre-se a primeira parte da clausura. Ela se fecha. O morador então acessa o segundo portão por biometria (abre o vidro para que o operador remoto cheque se aquela pessoa dirigindo é realmente o dono do carro). Abre-se, então, a garagem.

O uso da clausura nos locais onde ela existe continuam a funcionar - e onde não há essa infraestrutura é feito um estudo para viabilizar a mesma.

As entregas comuns, como de pizza, seguem obedecendo às normas de segurança do local. O mais comum é que o morador seja avisado sobre a chegada de um entregador e vá até a portaria receber e pagar pela sua encomenda.

Assembleia e adesão

Para que o condomínio conte com um serviço desse tipo, é fundamental, porém, que o mesmo seja aprovado pela coletividade em uma assembleia.

O quórum para aprovação desse tipo de alteração vai depender da convenção do empreendimento. Se o documento diz que o local conta com portaria 24 h, o ideal é que haja aprovação de dois terços dos condôminos, uma vez que se estará alterando a própria convenção.

"Em condomínios onde isso não acontece, por se tratar de uma benfeitoria que trará economia ao empreendimento, os síndicos têm aprovado esse assunto com maioria simples dos presentes", observa Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomínios.

Há, no entanto, advogados que entendem que se trata de uma obra útil e, sendo assim, deve ser aprovada pela maioria do todo. Ou seja, 50% de todos os condôminos, mais um.

Independentemente do quórum mínimo para aprovação, é importante considerar que o interesse dos moradores nesse tipo de serviço - e alteração do seu dia-a-dia - é fundamental.

"Essa solução está se tornando cada vez mais presente, mas é uma mudança de paradigma dentro do condomínio. Exige mais atenção dos moradores", argumenta Rosely Schwartz, especialista em condomínios e professora do curso de administração condominial da EPD.

Além da escolha por esse serviço, a assembleia deve votar também os procedimentos a serem adotados futuramente.

CONTRATO - O QUE COBRE

SUPERVISÃO ENTRADA / SAÍDA VISITANTE
SUPERVISÃO ENTRADA / SAÍDA MORADORES
SUPERVISÃO VIGILÂNCIA PERMANENTE DAS IMAGENS
MONITORAMENTO DE ALARMES ATRAVÉS DE IMAGENS
MONITORAMENTO DO PERIMETRO CERCA ELÉTRICA/SENSOR IVA
MONITORAMENTO DE DEDOS DE PÂNICO E BOTÕES DE PÂNICO
Manutenção preventiva dos equipamentos: é fundamental que os itens de segurança sejam checados mensalmente, e de preferência pela empresa responsável
Manutenção corretiva dos equipamentos: a empresa deve sempre se certificar em substituir e reparar o mais breve possível os equipamentos que não estejam adequados para uso
Tempo de resposta: quando houver algum incidente, como queda de energia, portão quebrado, queda nas conexões de internet, etc., a empresa deve oferecer todo tipo de apoio. Para isso, devem ser fixados prazos de chegada ao condomínio - contrato SLA
Treinamento dos funcionários: tanto os operadores remotos como o zelador do condomínio devem participar de reciclagens periódicas

Implantação

Muitos condomínios passam por um período de adaptação da portaria virtual. Começam substituindo o porteiro da noite e o de domingo. Depois, o final de semana inteiro fica com a portaria virtual. Então, todos os turnos e dias passam a ser operados pela empresa de maneira remota.

Vantagens, desvantagens e riscos

A portaria virtual tem como grande apelo a economia - por não contar com a pessoa física do porteiro. Esse é, porém, seu maior ponto fraco também. O problema é cultural, principalmente em São Paulo, onde a esmagadora maioria dos condomínios contam com porteiro.

"Para realizar uma mudança dessas no condomínio, de cultura mesmo, os moradores devem estar bem cientes do que estão abrindo mão para conseguirem economizar. Se acharem que vale a pena - e pode valer muito - então o condomínio está pronto para dar esse passo", assegura Angélica Arbex, gerente de marketing da Lello.

Outro ponto positivo é a redução do passivo trabalhista do condomínio, uma vez que o cargo da portaria não é mais gerido pelo condomínio. Por não ser mais administrado pelo local, o síndico também deixa de se preocupar com possíveis faltas e atrasos do funcionário em questão. Também não haverá qualquer risco em ações trabalhistas, já que se trata de prestação de serviço em segurança eletrônica distribuída para outros condomínios e não haverá ordens diretas aos operadores.

Na instalação de todos recursos de Portaria Virtual, seu monitoramento constante e todos processo de segurança acabam valorizando o valor do apartamento pela modernidade, incremento de segurança e diminuição dos valores no condominio.

Um dos pontos contras desse tipo de portaria é a necessidade de envolvimento de toda a coletividade: para dar certo, a portaria virtual demanda uma quebra de paradigma de todos: de funcionários a moradores, e deverão se adaptar a uma maneira diferente de acessar o local e principalmente respeitar os processos.

Outros pontos negativos são: a necessidade de gerador (mesmo que de pequeno porte) e dependência de uma conexão de internet estável e redundante.

CUIDADO : Caso a empresa contratada não seja séria em seus serviços é possível queda no nível de segurança do local.

A escolha da empresa é fundamental para que a portaria virtual funcione de maneira a proteger os moradores, e não deixe o local mais vulnerável à ação de bandidos. É recomendável empresas que tenham FOCO em Portarias Virtuais, empresas que preferencialmente, só trabalhem com Portarias Virtuais e tenha equipe própria de atendimento e manutenção (não terceirizado) para este fim. Também é recomendável empresas com profissionais de Gerenciamento de Risco para vistoria local e elaborar projetos dedicados a cada condominio.

Do ponto de vista prático de segurança

Em caso de invasão, um porteiro remoto nunca será rendido ele sempre acionará o alarme e orientará a polícia de forma clara e eficiente já que está em ambiente seguro e terá auxilio de outros operadores e supervisores. No caso do porteiro físico, ele será rendido facilmente e com nenhuma possibilidade de acionamento de alarmes e mesmo se houver, não haverá orientação a polícia.

No dia a dia, o porteiro nunca irá se ausentar da portaria, nunca irá receber outras pessoas em sua portaria, ele estará em ambiente controlado e inexorável sendo supervisionado e contando com apoio de outros. Toda ação será gravada em imagens e sistemas de controle de acesso.

Em caso de falha de alguma parte do sistema, haverá no contrato o suporte 24hs. Algumas empresas liberam um funcionário para portaria física local até o conserto ser efetuado.

No modelo de Atendimento Total, a segurança pode ser prejudicada já que o operador estará com sua atenção neste processo e perdera a observação das câmeras. O atendimento aos visitantes será mais lento o que pode gerar desconforto ao visitante e certo grau de risco, já que ele estará mais tempo na rua.

No modelo de Semi Atendimento, o tempo de acesso será mais rápido, mais assertivo (já que o morador conhece melhor do que ninguém quem é seu visitante autorizado), todo o acesso será registrado em sistema, desnecessário a gravação via voz dos acessos. A segurança é prioridade neste modelo, não o atendimento. Conforme o número de apartamentos, os valores podem ser mais altos devido aos monitores em cada apartamento e toda infraestrutura envolvida, mas ainda sim representam redução em taxa condominial.

Ø Algo também a se considerar é a perda de um posto de trabalho de um profissional que, ao desenvolver um bom trabalho, impacta diretamente na vida do condomínio de maneira positiva, como ajudando idosos, pessoas com deficiência ou dando um ar mais humano e caloroso para a entrada do condomínio.

Perguntas e respostas

E se acabar a luz?

O correto é que o condomínio conte com geradores para, pelo menos, os portões, sistema de comunicação, internet e câmeras. Dessa forma, eles continuariam a funcionar normalmente em caso de queda de energia. Quando a energia voltar, o sistema volta a operar normalmente.

O que acontece quando a internet cai?

O mais seguro - e amplamente difundido no mercado - é que o condomínio conte com duas conexões de internet. Assim, quando uma cair, a outra deve estar pronta para entrar em seu lugar. Caso aconteça de as duas conexões caírem, a empresa contratada deve ter procedimentos de emergência bem definidos para essas situações.

Vale lembrar que, mesmo sem internet, os moradores poderão entrar e sair normalmente. O que muda é que o empreendimento fica sem o monitoramento externo e, assim, mais vulnerável. A autorização para entrada de visitantes também fica comprometida. Nesse caso, apenas os próprios moradores podem liberar a entrada de um visitante, indo até a portaria e eles mesmos abrindo os portões usando a sua biometria.

Também é recomendável que a empresa envie rapidamente um profissional para o condomínio sempre que isso ocorrer.

E se o portão quebrar?

Veja o que consta no seu contrato de prestação de serviços. O melhor, para o condomínio, é que nesse caso a empresa destaque um funcionário para ficar no local até que o reparo seja efetuado.

Como ficam as correspondências e pacotes?

A portaria virtual visa gerir a vaga do porteiro, apenas. É por esse motivo que as empresas que prestam esse serviço sempre destacam a importância do zelador. É ele quem recebe as correspondências, pacotes, etc., além de acompanhar prestadores de serviço

Qual o procedimento para deliveries, como pizza, farmácia, etc?

O procedimento é o mesmo, apenas o porteiro não está no condomínio. O entregador vai tocar o interfone, e a central remota vai avisar ao morador que sua encomenda chegou. O morador, então, vai ao encontro do entregador na entrada do condomínio. Outra opção é quando o entregador toca diretamente na unidade que solicitou o serviço - isso depende do que vai ser acordado entre o condomínio e a empresa prestadora de serviço.

Leitor biométrico não leu meu dedo. Como consigo entrar?

Em cada leitor biométrico deve haver uma câmera IP, com microfone e alto-falante. Dessa forma, o morador consegue se comunicar com o operador do outro lado da câmera. Da sala de operações, o funcionário consegue ver a foto do morador em questão e liberar sua entrada. Outra opção é um teclado para digitação de senha de acesso. Esta opção deve ser muito bem administrada, já que a senha pode ser facilmente transmitida e vazada para outros fins.

Qual o equipamento o morador precisa ter em casa?

Via de regra, um interfone simples que esteja em dia com a sua manutenção, já é o suficiente. Interfones com vídeos não são necessários, uma vez que algumas empresas oferecem as imagens da portaria online, por exemplo. Nesse caso, o morador consegue acessar as imagens da portaria pelo seu celular, tablet ou computador.

Precisa fazer alguma mudança estrutural no condomínio?

Um item que necessariamente precisa funcionar bem em todos os condomínios que pensam em instalar a portaria virtual é o interfone, além de sistemas de abertura e fechamento de portas e portões que possa ser feito remotamente. Outros equipamentos como clausura, passa-volumes, etc., não são necessários em todos os casos, mas recomendados pelo incremento em segurança. Mudanças extremas, como mudar a portaria de local só seria indicado com uma assembleia dando respaldo ao síndico.

VALORES

Os valores são parecidos entre as empresas e tipos de acesso, o que muda será incrementos em equipamentos.

Normalmente o sistema é oferecido em:

Sistema de Monitoramento e Segurança: contrato mensal do serviço de PORTARIA VIRTUAL que já contém a manutenção e suporte em emergências.
Equipamentos, infraestrutura e instalação: compra direta ou financiamento. Existem algumas empresas que colocam equipamentos em comodato, mas em casos de desistência, todos esses equipamentos serão retirados.

Entre os dois investimentos, os valores giram em torno de R$ 8.500,00 a R$ 7.500,00 para condomínios com até 60 unidades e 04 pontos de acesso (02 acessos de garagem + 01 acesso de portaria pedestre rua + 01 acesso bloco) mensais já com contrato de manutenção.

Neste estudo não constam: Adicional de função para zelador receber correspondência, Gerador, Linhas de Fone, Internet e eventual obra civil em portaria, portões e clausura.

Valor de locação de Gerador elétrico fica em torno de R$ 350,00 a R$ 400,00 mês , mais instalação de R$ 500,00 a R$ 1.200,00.

Valor de uma clausura nova fica em torno de R$ 15.000,00

Origem : SindicoNET e empresas de mercado